Cómo organizar un evento de éxito: antes, durante y después

Los eventos son una gran oportunidad para potenciar una marca, ganar visibilidad y generar nuevos clientes. Ahora bien, cómo organizar un evento no es un juego de niños, intervienen muchos detalles que debes cuidar con mimo. ¡Todo cuenta!

Antes del evento, planificación

Cómo organizar un evento tiene una clave principal, la planificación. Da igual el tiempo del que dispongas, lo importante es tener todos y cada uno de los detalles claros y bien atados.

Sigue estos pasos para evitar que alguno se te escape.

1/ Objetivos y planteamiento

Los eventos son una de las acciones de marketing más exitosas cuando se planean bien y reciben atención de los medios.

Por el contrario, si descuidamos algunos detalles, es posible que se conviertan en una pesadilla de relaciones públicas.

Por eso lo primero que debes realizar es un documento estratégico donde reflejar los objetivos.

¿Para qué quieres organizar un evento? ¿Qué reacción esperas por parte de tu público objetivo? ¿Qué objetivo último pretendes alcanzar?

Estas preguntas deberían ser el punto de partida del documento que sirva de guía.

Además, no olvides documentar los pilares del evento, es decir:

  • Presupuesto. Muchas de las decisiones que determinarán cómo organizar un evento están dictadas por el presupuesto. Sin embargo, gran presupuesto no siempre es sinónimo de éxito.
  • Programa. Tanto si es un evento sencillo como si su duración es de varios días, detalla el programa paso a paso. Cada una de las fases necesitará una cuidada planificación, incluidos los tiempos muertos, aparentemente sin importancia, pero cruciales para el éxito.
  • Proveedores. No sería la primera vez que un evento fracasa por una mala elección de proveedores. Si ya has trabajado con anterioridad con ellos, repite. Si no es el caso, pide referencias de trabajos anteriores y presupuestos detallados.
  • Acciones de promoción. Si nadie acude a tu evento, difícilmente vas a conseguir nada. Piensa detenidamente qué vas a hacer para promocionarlo. Publicidad, relaciones públicas, contactos con los medios, redes sociales y email marketing son algunos de los imprescindibles que debes incluir entre las acciones de promoción.

Cómo organizar un evento, antes, durante y después.2/ Concepto

Aunque debe estar incluido en el documento que acabamos de mencionar, el concepto se merece una explicación un poco más extensa sobre cómo organizar un evento de éxito.

¿Por qué? Porque de un tiempo a esta parte cada vez es más común encontrar una amplia oferta de eventos con conceptos originales, lo que dificulta la capacidad de los demás para resaltar.

Por ejemplo, como sin duda sabes, nuestra agencia es la responsable del evento conocido como el Festival de la Lavanda.

Nació con la idea de celebrar la recogida de esta flor y para dotar de visibilidad a una zona poco conocida muy cercana a la capital. El Festival de la Lavanda y los campos de Brihuega se han convertido en un evento de referencia.

Los que han asistido a este evento resaltan sobre todo su concepto, pues el Festival tiene lugar en los mismos campos, donde al anochecer se celebra un concierto íntimo seguido de una cena buffet.

Aunque los retos técnicos no son sencillos, el Festival de la Lavanda se ha consolidado como uno de los eventos de la temporada veraniega, repleto de mucha oferta de gran calidad.

3/ Infraestructura

Mientras el evento va tomando forma, debes tener en cuenta la infraestructura que vas a utilizar para gestionarlo.

Es decir, no es lo mismo organizar un evento en un entorno que cuente con todos los servicios que organizarlo donde ni siquiera hay luz eléctrica.

Por eso la infraestructura es tan necesaria, de ella dependerá la complejidad de la organización y el éxito de la empresa.

Por ejemplo, si hablamos del reto técnico que supuso organizar el Festival de la Lavanda debes saber que los campos no cuentan con luz, agua o wifi.

Organizar un evento para 1.800 personas en un entorno así se convierte en un reto de mayor proporción que cuando cuentas con todos los servicios básicos.

Antes del evento, promoción

Además de una cuidada organización y planificación, el éxito de cómo organizar un evento pasa por una gran acogida de público.

La estrategia a seguir será diferente según el tipo de evento que planees. Si es un evento corporativo deberás desarrollar un plan de promoción diferente a si el evento está abierto a todo el mundo.

1/ Información e invitaciones

Si es corporativo, no olvides gestionar las invitaciones con antelación, llevando un exhaustivo control de las confirmaciones de asistencia.

Si por el contrario es un evento abierto a todo el mundo, con venta de entradas incluida, también será necesario contar con un plan de promoción adecuado.

Nuestro consejo, como organizadores de eventos, es que comiences con al menos cinco meses de antelación.

El truco está en la intensidad de la promoción. El primer mes deberá ser más light que cuando el evento se acerque, donde serán necesarios recordatorios más intensos.

2/ Web y redes sociales

El epicentro de muchos de los eventos más importantes es siempre el plano digital, a pesar de que se celebre offline.

Por eso, contar con una web con toda la información necesaria para los asistentes, donde se puedan poner en contacto con la organización, es un recurso que no te puedes permitir pasar por alto.

Cómo organizar un evento, antes, durante y después.

Así lo hicimos en el Festival de la Lavanda, con una web donde los usuarios podían acceder a toda la información necesaria sobre el evento, como la ruta para llegar a los campos, la venta de entradas o imágenes y vídeos de ediciones anteriores.

En lo que se refiere a las redes sociales, sirven para varios propósitos en un evento de similares características.

Por un lado, ayudan a dar a conocer el evento tanto para los asistentes como para los medios de comunicación.

Además, sirven de centro de atención al asistente, que puede ponerse en contacto con la organización de forma rápida y solucionar sus dudas sin tener que llamar o esperar a que le respondan desde un frío correo electrónico.

Cómo organizar un evento, antes, durante y después.

Durante el evento, detalles

Con el evento organizado, llega el gran día. Si has planificado con detalle todas las fases, todo debería ir sobre ruedas, ¿no?

¡Ojalá! Aún así, seguro que más de una cosa no sale según lo previsto. Puede ser un problema técnico, un fallo de un proveedor o una crisis en redes sociales.

Por eso debes tener un plan de contingencia que te permita salir al paso de cada uno de estos potenciales desastres cuando te planteas cómo organizar un evento.

Confirma los proveedores sin dar por sentado nada, revisa la instalación y los medios técnicos que necesites y coordina con el equipo de redes sociales qué hacer si surge una crisis de reputación.

Además de estas precauciones, es costumbre ofrecer un detalle a los asistentes al evento.

Los asistentes al Festival de la Lavanda recibieron unas muestras de la última fragancia de Loewe 001 además de unas ramas de lavanda con las que disfrutar de los mismos campos que acogían el Festival.

Cómo organizar un evento, antes, durante y después.

Después del evento, crea comunidad

Un evento es un esfuerzo titánico de organización y presupuesto. No dejes que toda esa labor desaparezca después de celebrarse.

Si has utilizado las redes sociales como canal de promoción, mantén viva la llama compartiendo recuerdos o involucrando a los participantes.

Puedes animarles a que te envíen sus imágenes para publicarlas en redes o celebrar un pequeño concurso para premiar su creatividad.

Además, no olvides redactar una nota de prensa y hacérsela llegar a los medios. Contar con artículos en las principales publicaciones de tu target le dará mayor visibilidad y preparará el camino para futuras ediciones.

El Festival de la Lavanda ha contado con una extensa labor de relaciones públicas que ha dado como fruto publicaciones en numerosos medios.

Expansión, Hola, ABC y El Mundo se han hecho eco del Festival y han preparado el éxito que seguro repetiremos el año que viene.

Cómo organizar un evento de éxito como el Festival de la Lavanda no ha sido sencillo y estamos convencidos que ninguno lo es, por eso queremos conocer los retos a los que te has enfrentado si has organizado alguno. Te esperamos en los comentarios.

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